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“莫文隋”青年志愿者协会例会制度
发布日期: 2016-07-25 录入员: 莫文隋

 为了更好地加强志愿者协会各部门以及各分会间的联系,及时总结经验教训,传达上级要求,确保校团委及本协会各项工作的顺利开展,并及时解决同学们在工作、学习和生活中出现的问题,特制定南通大学莫文隋青年志愿者协会例会制度(试行),具体规定如下:
一、会议纪律规范条例
第一条为了规范工作流程,加强协会建设,更好地开展工作,根据《南通大莫文隋青年志愿者协会总章程》,特制定本制度。
第二条南通大学莫文隋青年志愿者协会的例会主要包括部长级例会,各部门例会、分会会议以及协会全体志愿者大会。
第三条部长级例会的召集者为常务副秘书长或副秘书长,与会人员为各部副部长以上干部,每周一次;部门例会的召集人为各部部长或副部长,与会人员为该部全体成员,每周一次;协会分会会议的召集者为常务副秘书长或分会管理部部长,与会人员为各分会副秘书长,每月至少一次。各召集人可根据实际情况召开临时会议和邀请列席人员。
第四条各与会人员应积极参加每次例会,如有特殊情况不能到者,须提前一天向各部门负责人请假,批准方可。
第五条定期召开例会,每次例会须按时参加,不得无故迟到或早退。请假要事先通知主要负责人,并填写请假登记表。
第六条会前到相关人员处签到(由会议记录者考勤)。
第七条会场上,应举止文明,尊重他人,不得随意打断他人发言;严禁吸烟,通讯工具一律消音或关机;不得做与会议无关的事情;不得随意离席。
第八条会议务求有明确的议程,精简高效,严肃认真,积极思考,踊跃发言,若无特殊情况,不得任意拖延会议时间。
第九条会议须有固定的会议记录格式及详尽的会议记录,每次例会必须向办公室申请备案且由办公室成员负责文字记录。
第十条重大会议形成的决议,所有成员必须无条件执行,有不同意见允许保留。
第十一条与会人员需遵守相关保密协定,不得随意透露会议内容及相关决议。
第十二条会议结束后,与会者清理自身物品,并整理会场。

二、各类会议章程
(一)部长级例会
全体协会部长级例会的参加者为本协会各部门部长、副部长
1.会议由秘书处召集,每周在固定时间、固定地点召开,特殊情况(如准备重大活动等)秘书处可以提前或推迟召开例会,由专人负责通知到部长,并由部长通知各自的副部。
2.秘书处成员,各部部长、副部长应对前段时间的工作情况做简短汇报,并提出近期的工作计划。
3.秘书处布置安排下一阶段总体工作。
(二)各部门例会
各部门例会由各部门部长分别召集,参加者为各部门下设的副部长、委员、干事。
1.涉及重大活动时,各部门可联合召集会议或报请秘书处提前召开全体会议。
2.会议结束后,会议记录应交办公室备案。
3.各部每周召开一次例会,具体时间地点自行确定,报于秘书处,并对此进行安排调整。无特殊情况,不得取消例会;有特殊情况,可临时召开会议。
4.部门会议由部门在确定时间定期召开,由部长主持会议,部门成员按时参加。
5.部门应由专人负责会议记录及出席情况,要认真如实填写,并交秘书处备案。
6.部门会议应总结上一阶段的工作,落实下一阶段的计划安排,布置工作任务,并进行部门内部交流。
7.各部门会议情况交由秘书处,进行不定期进行检查。
(三)全体志愿者例会
1.全体志愿者例会每月召开一次,具体时间和地点由秘书处商议决定。
2.会中由主席向全体志愿者做阶段性工作总结,并提出下段时间的工作计划。
3.会议有主席、副主席、各部门部长以及各院系主要负责人和志愿者列席。